Der folgende Beitrag schließt an den vorangegangenen Artikel bezüglich der Aufzeichnungspflichten an. Erfahren Sie, was speziell beim Vertrieb über Online-Plattformen beachtet werden muss und welche Besonderheiten es bei dem Ablauf bestimmter Fristen zu beachten gilt.

Allgemeine Anforderungen

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen trifft jeden, der auch buchführungspflichtig ist und ergibt sich zum einen aus dem Steuerrecht, § 147 AO, als auch aus dem Handelsrecht, § 257 HGB.

Gem. § 147 Abs. 3 AO variieren die Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in den Büchern gemacht wurde, § 147 Abs. 4 AO.

Eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO für Jahresabschlüsse, Bücher, Aufzeichnungen und Bilanzen. Gleiches betrifft die Buchungsbelege der einzelnen Geschäftsvorfälle i.S.v. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sowie Zollunterlagen i.S.v. § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO. Für Handels- und Geschäftsbriefe beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. Soweit Unterlagen mehrere Kategorien erfüllen, gilt die zeitlich längere Frist. Fristende tritt regelmäßig mit Ablauf des berechneten Kalenderjahres ein.

Beispiel:

Ein Jahresabschluss des Jahres 2018, der Ende 2019 fertiggestellt und im Februar 2020 korrigiert und an das Finanzamt übermittelt wurde, darf erst nach Ablauf des Jahres 2030, also am 01.01.2031, vernichtet werden.

Eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen ist gem. § 147 Abs. 3 S. 1 AO durch andere Steuergesetze zulässig.

Jedoch sollte beachtet werden, dass der Gesetzgeber für den Zweck der Kontrollmöglichkeit in § 147 Abs. 3 S. 5 AO eine Ablaufhemmung normiert hat, mit der Konsequenz, dass sich die Aufbewahrungsfrist über die im Gesetz genannten Zeiträume ausdehnen kann. Demnach kann die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen nicht vor Ablauf der Steuerfestsetzungsfrist nach § 169 AO für die in dem betreffenden Kalenderjahr angefallen Steuern enden. Die Steuerfestsetzungsfrist beträgt gem. § 169 Abs. 2 S. 1 AO ein oder vier Jahre, soweit es sich nicht um einen Fall der Steuerhinterziehung handelt, deren Ablauf bei Tatbestandsverwirklichungen des § 171 AO gehemmt werden kann.

Beispiel:

§ 171 Abs. 1 AO: Die Festsetzungsfrist läuft nicht ab, solange die Steuerfestsetzung wegen höherer Gewalt innerhalb der letzten sechs Monate des Fristablaufs nicht erfolgen kann.

Die Einkommenssteuererklärung für 2013 wird 2015 abgegeben; eine Erklärungspflicht bestand. Aufgrund eines neuartigen Virus wurden umfassende Quarantänemaßnahmen ergriffen, weshalb das Finanzamt vom 08.07.2019 bis zum 21.07.2019 geschlossen war.

Die Schließung aufgrund der Schutzmaßnahme vor dem Virus liegt innerhalb der in § 171 Abs. 1 AO genannten sechsmonatigen Frist, so dass es zu einer Ablaufhemmung kommt. Die Festsetzungsfrist wird um den Zeitraum von zwei Wochen hinausgeschoben, weil die Steuerfestsetzung aufgrund von höherer Gewalt in diesem Zeitraum nicht erfolgen konnte. Demnach verschiebt sich die Festsetzungsfrist vom 31.12.2019 auf den 14.01.2020.

Hinweise für die Praxis

Unternehmer, die ihre Waren über Online-Marktplätze vertreiben, sollten, um ihrer Aufbewahrungspflicht nachzukommen, die entsprechenden Transaktionsberichte herunterladen und archivieren. Aufgrund dessen, dass die Pflicht zur Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen und Bücher den Buchführungspflichtigen obliegt, sollten diese auch dafür Sorge tragen, entsprechende Transaktionslisten der Online-Plattformbetreiber, aus denen die einzelnen Geschäftsvorfälle hervorgehen, rechtzeitig und vollständig aus den eigenen Accountübersichten zu sichern. Unternehmer mit einem gewerblichen Ebay-Verkäuferkonto, die das sogenannte „Verkäufer-Cockpit Pro“ nutzen, können im Bereich „Bestellungen“ unter dem Punkt „Rückgaben“ ihre Kundenretouren bis zu 18 Monaten lang einsehen.

Besondere Vorsicht sollten Internethändler walten lassen, wenn sie beschließen ihren Verkäufer-Account zu deaktivieren. Wurden im Vorfeld die Transaktionsberichte nicht heruntergeladen, kann dies zu erheblichen Schwierigkeiten führen.

Bezüglich dieser Thematik nahm der Ebay-Kundenservice auf Anfrage im März 2020 wie folgt Stellung:

„Wenn ein eBay-Nutzerkonto gekündigt wird, ist eBay aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung (steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist) und des Handelsgesetzbuchs verpflichtet, Nutzerdaten sechs bzw. zehn Jahre zu speichern, sofern Transaktionen durchgeführt worden sind.

Zu diesen Daten gehören: Nutzername, sämtliche personenbezogenen Daten wie Name und Adresse sowie Transaktionsdaten, wie z.B. eBay-Gebühren, Verkaufspreis, Transaktionspartner etc.

eBay wird Ihre persönlichen Daten zur Abwicklung Ihres eBay-Kontos weiterhin nutzen und anschließend in gesperrter Form zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) archivieren.

Wenn ein eBay-Nutzerkonto lediglich nicht mehr zum Verkaufen genutzt wird, können Sie über Ihr eBay-Konto jederzeit eine Kopie der Daten anfordern, die bei uns zu Ihrer Person vorhanden sind.“

Die Zustellung kann jedoch bis zu vier Wochen in Anspruch nehmen.

PayPal-Mitarbeiter bestätigten ebenfalls, dass im Falle einer Deaktivierung des Businesskontos selbst kein Zugriff auf Kontoauszüge mehr möglich ist. Jedoch kann mittels eines Anrufs oder einer Mail ein Kontoauszug angefordert werden. Nach eigenen Angaben werden die Kontoauszüge bei PayPal zehn Jahre lang gespeichert. Jedoch weißt PayPal ausdrücklich darauf hin, dass die Auszüge lediglich für private, nicht jedoch für steuerrechtliche Zwecke geeignet sind.

Die Aufbewahrungspflicht ist ein Teil der Buchführungspflicht, weshalb ein Verstoß verschiedene Konsequenzen mit sich bringen kann, die Sie dem vorangegangenen Beitrag entnehmen können. Auch ein unverschuldeter Verlust aufbewahrungspflichtiger Unterlagen führt zu einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung. Beachten Sie auch, dass es möglich sein muss, den Inhalt von Dokumenten, die im Original digital erstellt worden sind, maschinell auswerten zu können.

Die Berechnung von Fristen kann Probleme mit sich bringen, doch mit einem Steuerberater an Ihrer Seite, der Ihnen fachkundige Auskünfte erteilen kann, wird es Ihnen gelingen Ihre Prozesse zu optimieren und ihrer Buchführungspflicht vollumfänglich nachzukommen.

Matthias Lechleitner