WhatsApp Channels: Datenschutzrechtliche Einordnung und Praxistipps für Unternehmen

Was sind WhatsApp Channels und wie funktionieren sie?

Ein WhatsApp-Kanal ist ein sogenannter „One-to-Many-Broadcast-Service“. Das bedeutet: Ein Unternehmen kann Inhalte an eine Vielzahl von Abonnenten gleichzeitig versenden. Anders als in Gruppenchats oder Direktnachrichten gibt es keine direkte Kommunikation in beide Richtungen. Der Kanalbetreiber teilt Inhalte, die Abonnenten können diese lediglich lesen und durch Reaktionen kennzeichnen.

Besonders wichtig für die datenschutzrechtliche Betrachtung ist, dass Abonnenten anonym bleiben. Telefonnummern der Nutzer sind für den Kanalbetreiber nicht sichtbar. Lediglich Profilname und Profilbild können unter Umständen angezeigt werden, abhängig von den individuellen Privatsphäre-Einstellungen des Abonnenten. Darüber hinaus zeigt WhatsApp dem Administrator, welche der eigenen Kontakte den Kanal abonniert haben. Daneben stellt WhatsApp nur aggregierte Kennzahlen wie Aufrufzahlen und Reaktionen zur Verfügung. Genauere Informationen dazu finden sich in der ergänzenden Datenschutzrichtlinie zu WhatsApp-Kanälen von WhatsApp.

Damit unterscheidet sich der Kanalbetrieb deutlich von der klassischen WhatsApp-Nutzung: Unternehmen haben kaum Einblick in die Identität ihrer Abonnenten, und die Datenverarbeitung erfolgt primär durch WhatsApp selbst.

Datenschutzrechtliche Einordnung nach der DSGVO

Für Unternehmen stellt sich sofort die zentrale Frage: Wer verarbeitet welche Daten, und auf welcher Rechtsgrundlage?

WhatsApp agiert als eigenständiger Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Das Unternehmen erhebt Abonnentendaten, verarbeitet diese zur Bereitstellung des Dienstes und übermittelt Daten ggf. auch in Drittländer wie die USA. Der Kanalbetreiber hingegen ist ausschließlich für die von ihm eingestellten Inhalte verantwortlich.

Eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, wie sie der Europäische Gerichtshof im Jahr 2018 z.B. für Facebook-Fanpages festgestellt hat (EuGH, Urteil vom 5. Juni 2018, C-210/16), besteht bei WhatsApp Channels nicht. Der Betreiber entscheidet nicht über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung seitens WhatsApp. Es handelt sich also um zwei getrennte Verantwortlichkeiten: WhatsApp für die Datenverarbeitung, der Betreiber für die Inhalte.

Für Unternehmen ist dies ein entscheidender Punkt: Sie haften nicht für die Datenverarbeitung durch WhatsApp, sehr wohl aber für die Einhaltung der eigenen Pflichten aus Wettbewerbsrecht und Datenschutzrecht.

Rechtsgrundlage für Marketing über WhatsApp

Die Nutzung eines Kanals dient in aller Regel Marketingzwecken. Damit greifen nicht nur die Vorschriften der DSGVO, sondern auch die des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG).

Nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ist Werbung über elektronische Post ohne ausdrückliche Einwilligung unzulässig. WhatsApp-Nachrichten, auch über WhatsApp-Kanäle, fallen unter den Begriff der elektronischen Post. Eine Berufung auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO scheidet daher ohnehin aus.

Die Konsequenz: Unternehmen dürfen einen WhatsApp-Kanal nur betreiben, wenn die Abonnenten vorab wirksam in den Erhalt von Marketing-Inhalten eingewilligt haben. Diese Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein.

In der Praxis bedeutet das: Mit dem Klick auf „Abonnieren“ erklärt der Nutzer seine Einwilligung. Wichtig ist, dass er zuvor in klarer und verständlicher Weise darüber informiert wurde, dass der Kanal zu Marketingzwecken genutzt wird. Ebenso muss der Hinweis erfolgen, dass die Einwilligung jederzeit durch Verlassen des Kanals widerrufen werden kann. Dies kann über die Kanalbeschreibung erfolgen.

Unternehmen sollten diese Einwilligung transparent dokumentieren, um im Streitfall nachweisen zu können, dass die rechtlichen Anforderungen erfüllt wurden.

Anpassung der Datenschutzhinweise

Ob Unternehmen für ihren WhatsApp-Kanal eigene Datenschutzhinweise erstellen müssen, hängt davon ab, ob sie selbst personenbezogene Daten verarbeiten. Da Telefonnummern oder E-Mail-Adressen nicht sichtbar sind, ist beim reinen Betrieb eines Channels regelmäßig keine eigenständige Datenverarbeitung durch den Betreiber gegeben.

Profilbilder oder -namen, die eventuell angezeigt werden, beruhen auf den Einstellungen der Nutzer und werden nicht durch den Betreiber erhoben. Formell liegt die Informationspflicht daher bei WhatsApp.

Aus Gründen der Transparenz empfiehlt es sich dennoch, in der eigenen Datenschutzerklärung kurz auf den Betrieb des Kanals hinzuweisen. Ein knapper Passus, der klarstellt, dass WhatsApp als Verantwortlicher agiert und dass dort eigene Datenschutzbestimmungen gelten, genügt in der Regel. Damit schaffen Unternehmen Vertrauen und beugen Missverständnissen vor.

Praktische Empfehlungen für den sicheren Einsatz von WhatsApp Channels

Neben der rechtlichen Bewertung stellt sich für Unternehmen die Frage, wie sie WhatsApp Channels organisatorisch einrichten sollten. Denn auch wenn die datenschutzrechtlichen Risiken überschaubar erscheinen, können durch unsachgemäße Nutzung unnötige Gefahren entstehen.

Ein zentraler Punkt ist die technische Trennung. Der Kanal sollte nicht über ein Gerät betrieben werden, das zugleich private oder geschäftliche Kontakte enthält. Damit wird verhindert, dass versehentlich personenbezogene Daten aus dem Adressbuch in den Kanal-Kontext gelangen. Unternehmen sollten ein separates Gerät oder zumindest ein separates Konto für den Betrieb nutzen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, den Kontakteabgleich in der App konsequent zu deaktivieren. WhatsApp fordert regelmäßig Zugriffsrechte auf das Adressbuch an. Für den Betrieb eines Kanals ist dies nicht erforderlich und sollte aus Datenschutzgründen verweigert werden.

Auch die Verarbeitung von Kanalstatistiken sollte sorgfältig erfolgen. Unternehmen sollten darauf verzichten, Exporte oder Bildschirmfotos von Followeransichten oder Reaktionen anzufertigen. Ebenso sollte eine manuelle Übernahme von Abonnentendaten in Drittsysteme unterbleiben.

Wer den Betrieb professionell aufsetzen möchte, kann zudem Mobile-Device-Management (MDM) oder sichere App-Container einsetzen. Damit lassen sich Berechtigungen zentral steuern und Datenabflüsse kontrollieren.

Ein weiterer praktischer Aspekt betrifft die Nutzung von Drittanbietern. Derzeit ist die Steuerung von Kanälen über die WhatsApp Business API nicht möglich. Die bekannten Business-Service-Provider bieten keine Schnittstelle für Channels an. Zwar existieren einzelne inoffizielle Lösungen, doch diese bewegen sich außerhalb der Nutzungsbedingungen von WhatsApp und bergen erhebliche rechtliche wie technische Risiken. Unternehmen sollten deshalb auf die offizielle App setzen und die Verwaltung ausschließlich dort vornehmen.

Fazit: Chancen nutzen, Risiken minimieren

WhatsApp Channels eröffnen Unternehmen neue Wege der Kundenkommunikation. Sie ermöglichen eine direkte, unkomplizierte und schnelle Ansprache von Interessenten, ohne dass die Nutzer ihre Kontaktdaten preisgeben müssen. Damit können Channels ein attraktives Zusatzinstrument im Marketing-Mix darstellen.

Allerdings dürfen die rechtlichen Anforderungen nicht unterschätzt werden. Unternehmen benötigen eine ausdrückliche Einwilligung ihrer Abonnenten, müssen Transparenz schaffen und ihre internen Prozesse sauber dokumentieren. Auch organisatorisch empfiehlt es sich, ein separates Setup zu wählen, um Datenabflüsse zu verhindern.

Mit einem klaren rechtlichen und technischen Konzept lassen sich WhatsApp Channels rechtssicher einsetzen. Unsere Kanzlei unterstützt Unternehmen seit Jahrzehnten bei der rechtssicheren Einführung neuer Kommunikationskanäle, von der Gestaltung der notwendigen Einwilligungserklärung über die Datenschutzerklärung bis hin zur laufenden Compliance-Beratung. Wer die neuen Möglichkeiten nutzen möchte, sollte rechtzeitig die Weichen stellen und sich professionell begleiten lassen.