Ein effektiver Hinweis sollte so viele relevante Details wie möglich enthalten, um eine gründliche Untersuchung zu ermöglichen. Hier sind einige wichtige Informationen, die Sie in Ihrem Hinweis angeben sollten:

Betroffenes Unternehmen/Organisation: Nennen Sie den Namen des betroffenen Unternehmens oder der Organisation, für das/die der Vorfall relevant ist. Falls möglich, geben Sie auch an, welche Abteilung oder Einheit innerhalb des Unternehmens betroffen ist.

Beschreibung des Vorfalls: Geben Sie eine klare und präzise Beschreibung des Vorfalls oder der Situation, auf die sich Ihr Hinweis bezieht. Je genauer Sie sind, desto besser kann er verstanden werden.

Ort und Zeit: Wenn möglich, geben Sie den genauen Ort und das Datum oder den Zeitraum an, zu dem der Vorfall stattgefunden hat.

Beteiligte Personen: Nennen Sie die Namen oder Identifizierungsmerkmale der Personen, die am Vorfall beteiligt waren oder davon betroffen waren.

Zusätzliche Beweise: Falls Sie über Beweismaterial wie Dokumente, Fotos, Videos oder E-Mails verfügen, die den Vorfall belegen, geben Sie an, wie diese bereitgestellt werden können oder stellen Sie diese direkt zur Verfügung

Kontaktinformationen (optional): Wenn Sie möchten können Sie Ihre Kontaktinformationen angeben. Dazu sind Sie allerdings nicht verpflichtet. Sie können auch anonyme Hinweise abgeben.

Weitere Zeugen: Falls es Zeugen gibt, die den Vorfall beobachtet haben, geben Sie ihre Informationen an, sofern diese bereit sind, sich zu äußern.

Unsichere Informationen: Bitte beachten Sie, dass falsche oder unsichere Informationen die Untersuchung beeinträchtigen können. Wenn Sie sich bei bestimmten Angaben nicht sicher sind, kennzeichnen Sie diese entsprechend und geben Sie an, warum Sie unsicher sind. Es ist wichtig, so präzise wie möglich zu sein, um die Genauigkeit der Untersuchung zu gewährleisten.

Wenn Sie einen Hinweis abgeben, wird dieser von einem unserer Vertrauensanwälte sorgfältig behandelt und geprüft:

Eingangsprüfung: Ihr Hinweis wird zunächst auf Vollständigkeit und Klarheit überprüft. Wenn Informationen fehlen oder unklar sind, kann es sein, dass Sie kontaktiert werden, um weitere Details bereitzustellen.

Vertrauliche Bearbeitung: Ihr Hinweis wird vertraulich behandelt. Ihre Identität wird, sofern nicht ausdrücklich von Ihnen gewünscht, nicht offenbart.

Prüfung der Relevanz: Wir prüfen den Hinweis auf seine rechtliche Relevanz und Plausibilität. Hierbei wird auch berücksichtigt, ob der Hinweis ausreichende Informationen enthält, um entsprechende Folgemaßnahmen durchzuführen.

Folgemaßnahmen: Falls der Hinweis als relevant erachtet wird und auf mögliche Verstöße hinweist, können wir eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen in die Wege leiten:

• Interne Untersuchungen bei der Organisation durchführen und betroffene Personen und Abteilungen kontaktieren,
• den Hinweisgeber an andere zuständige Stellen verweisen (z.B. Staatsanwaltschaft, Datenschutzaufsichtsbehörden),
• das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder,
• das Verfahren zur weiteren Untersuchung an die für interne Ermittlungen zuständige Abteilung der Organisation oder an eine zuständige Behörde abgeben (z.B. für strafrechtliche Ermittlungen)

Benachrichtigung des Hinweisgebers: Wir teilen Ihnen innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung mit, welche Folgemaßnahmen bereits ergriffen oder noch geplant sind.

Wir werden die Vertraulichkeit Ihrer Identität und der in der Meldung genannten Personen wahren. Dieser Schutz der Vertraulichkeit besteht nicht für Hinweisgeber, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden.

Durch die Abgabe des Hinweises entsteht zwischen Ihnen und uns kein Mandatsverhältnis.

Dieses besteht nur zwischen uns und dem jeweiligen Unternehmen/Organisation, das uns als Vertrauensanwälte beauftragt hat. Neben den gesetzlichen Vorgaben zur Vertraulichkeit haben wir zusätzlich mit jedem dieser Unternehmen/Organisationen vereinbart, dass diese unwiderruflich darauf verzichten, über die Identität des Hinweisgebers unterrichtet zu werden, wenn der Hinweisgeber dies nicht wünscht.

Der Schutz Ihrer Identität als Hinweisgeber hat für uns höchste Priorität. Wir ergreifen umfassende Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit Ihrer Identität gewahrt bleibt. Hier sind einige der Schritte, die wir unternehmen, um Ihre Identität zu schützen:

Vertraulichkeit: Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und der in der Meldung genannten Personen zu wahren. Die Identität dieser Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Eine Weitergabe an andere Personen ist untersagt.

Anonyme Meldung: Wir bieten die Möglichkeit zur anonymen Meldung an. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Identität nicht preisgeben müssen, wenn Sie einen Hinweis abgeben. Ihre Informationen werden dennoch geprüft und behandelt, ohne dass Ihre Identität bekannt wird.

Vertrauliche Kommunikation: Die Kommunikation zwischen Ihnen und unseren Vertrauensanwälten erfolgt über gesicherte Kanäle. Nur Vertrauensanwälte, die direkt an der Prüfung Ihres Hinweises beteiligt sind, haben Zugriff auf die Informationen. Alle Beteiligten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wir setzen auf unserem digitalen Hinweisgebersystem technische Maßnahmen ein, um sicherzustellen, dass die Abgabe eines Hinweises nicht zur Identifizierung zurückverfolgt werden können, wenn Sie sich für eine anonyme Meldung entscheiden. Wir ermutigen Sie, nur die Informationen bereitzustellen, die zur Prüfung des Vorfalls erforderlich sind, um Ihre Identität weiter zu schützen. Je weniger persönliche Informationen Sie preisgeben, desto besser.